KURAGE                

Nyhetsbrev om kommunikation och utveckling i dialog

Välkommen till MIKUs nyhetsbrev!

Hej MikuMaria,

Mailkommunikation väcker många tankar och resultatet av en del av dem ser ni till höger. Ovanligt många faktiskt! Om nyhetsbrevet ser konstigt ut så kan du läsa det på nätet. Klicka bara på länken ovan. Har du idéer för teman i kommande nyhetsbrev? Maila dem till nyhetsbrev@miku.se Fortsätt att skriva, så kommer nyhetsbrevet att innehålla praktisk kunskap som gör nytta och bildar oss. 

Varje månad lottar vi ut en present bland er som mailat oss.

Med höstregnsvarma hälsningar,

Maria & Henna

Favoritbilden:

Svensk sensommarkväll med varma färger!

Kontaktmail: hej@miku.se

Tankar om kommunikation: nyhetsbrev@miku.se

Webb:        www.miku.se 

Nästa tema i KURAGE:

Kommunikation

på

möten. 

Skriv om dina idéer om kommunikation på möten till oss!

Du får detta nyhetsbrev för att du eller en vän beställt det eller har varit i kontakt med MIKU. Citera gärna, ange då källan. Rekommendera KURAGE till andra som gillar kurage, kommunikation och utveckling. Enkelt att avsluta, klicka bara på länken längst ner i brevet.

September 2008

► tema: Mailkommunikation

Så att göra en gemensam mening kan vara ett användbart sätt att förklara kommunikation i mail också.

Kommunikation i teknologisk form har blivit en del av vardagen för många av oss sedan det första e-postbrevet sändes 20/10 1969. En kanal för vår information och kommunikation där vi skickar cirka 60 000 miljarder mail varje år. Kärt barn har många namn: e-mail, e-post, det försvenskade mejl, det enligt Datatermgruppen korrekta e-brev och det vi använder här: mail.

Inte riktigt lika kär är den totala mailhanteringen i arbetslivet som upplevs som stressande av många. Känslan av vi måste svara snabbt och möjligheten att kunna kolla jobbmailen (även i mobilen) på fritiden gör att vi kollar utan att egentligen behöva. Då känns det inte så fritt längre utan vi är mentalt uppkopplade till jobbet även på vår lediga tid.

Mailen i överfulla inkorgar har blivit en arbetsmiljörisk för hälsan vilket beskrivs i en svensk undersökning. I sin avhandling som kom ut i maj i år lyfter Eva Sjöqvist upp nödvändig, onödig och skadlig användning av mail i arbetslivet. En stressande faktor är upplevelsen är att den personliga kontakten minskar till förmån för kommunikation med mail. Läs mer på http://www.hgo.se/~evas/

Praktisk nytta har vi lovat, här följer några användbara tips:

Inkorgen. Vi kommunicerar på mottagarens villkor även med mail. När vi skickar mail kan vi göra noteringar i raden för ämnes/subject som hjälper mottagaren att rensa i röran i inkorgen. Skriv info eller markera med ! för att visa prioritering av innehållet. Begränsa ”svara alla” och skicka inte vidare mail till alla. Välj ut med omsorg om mottagaren.

Ska vi skicka eller svara på ett kort meddelande så kan vi skriva ut det direkt i ämnesraden och markera med ett snedstreck (/) och avsluta med vårt namn. När man kommit överens om denna metod så behöver man inte ens öppna mailet för att veta svaret. Metoden kräver självklart en överenskommelse inom gruppen först.

Ex: Ja, kl 12 fungerar bra för lunch på torsdag 9 okt/Maria på MIKU

Innehållet i mailet kan se ut på många sätt. Hälsningsfras eller ej, det är frågan. Hej, Hej!, Hej Kalle, hejsan svejsan… ja hälsar gör vi på många olika sätt. Det beror på väl vi känner varandra men också hur många gånger vi skickat mail mellan oss, säger en kvinna på ett stort företag. När det blir som en ping-pongmatch med frågor och svar så känns det i vägen och tidsödande att skriva Hej Henrik! i varje mail. Då skriver vi rakt in i ämnesdiskussionen istället som i en chatt. I Japan skriver man ett stycke om väder och natur, som blommande körsbärsträd och värme. Först därefter startar själva meddelandet. En svensk fredagsvariant var: Ute lyser solen med sin frånvaro, den blå himlen skyms av molen och veckans sista vardag är början på helgen.

När vi kommunicerar skriftligt tappar vi bort den största delen av kommunikationen, kroppsspråk och betoning, detta vill vi kompensera på andra sätt. Exempelvis med markerade ord, färger och symboler. Vanliga sätt är att använda smileysar J L som motsvarar våra känslor. Symbolerna hjälper oss att uttrycka känslor och intressen, att förstärka det skrivna helt enkelt. Det gäller att känna till betydelsen, vår praktikant lät oss veta att :-P betyder att räcka ut tungan men på ett gladbusigt sätt. För dem som läser sina mail i ett system med enkelt format kan dock mailen innehålla endast texten och små rutor med röda kryss istället för smileysar. Då kan exempelvis en ironisk gladbusig mening bli negativt laddad. Varning för ironi och skämt alltså. Genom att använda enbart versaler kan vi förstärka vissa ord. Det kan dock uppfattas som att vi SKRIKER.

Lösa problem gör man inte så bra i mail, då är det bättre att träffas eller näst bäst, att tala i telefon bättre. I mailen kan konflikten bli ännu värre för det är så lätt att missförstå skriven text. Särskilt när man redan är lite upprörd, det har jag lärt mig av egna misstag, berättar en IT-tekniker. Skriven text finns också kvar att gå tillbaka till, till skillnad från det talade - på gott och ont.

Hur avslutar vi mailen på rätt sätt? När jag skriver till en kille avslutar jag med hälsningar och med kram till tjejer berättade en man. Vi cs skriver en ungdom medan andra gärna skriver mvh. (med vänlig hälsning).

I kontakt med andra länder kan det uppstå missförstånd mellan kulturella sätt att skriva rätt avslutning. I Australien avslutar man med en trevlig hälsning som yours sincerly – annars kan det uppfattas som att man är otrevlig, vilket en svenska fick erfara genom att mailen upphörde. Tystnad säger mer än tusen ord även i kommunikationsteknologin.

Tänk på miljön innan du skriver ut detta mail, en kreativt miljövänlig uppmaning som vi fann i ett mail.

 Tack för tankar och idéer, ha det gott tills vi hörs igen!