När samrådskonferensen kom till för ett par år sedan var tanken att skapa ett forum för att bereda förbundsstyrelsens förslag till den kommande riksstämman. I år finns inte några ärenden av det slaget på agendan. I stället ska vi ägna oss åt frågor som på olika sätt rör vad förbundet kan göra för att underlätta och stödja föreningarnas verksamhet. Att tankeutbyte och diskussioner också i sådana frågor är viktiga visas av att 80 ombud har anmälts till konferensen, där även förbundsstyrelsen, valberedningen och förbundskansliet kommer att vara företrädda. En deltagarförteckning bifogas .(bilaga 1)
Detta är våra huvudfrågor:
- En ny dataskyddsförordning träder i kraft den 25 maj i år. Den berör alla organisationer som hanterar uppgifter om levande personer. Förbundskansliet har gjort en sammanställning av frågor som berör föreningarna (bilaga 2). Det är viktigt att diskutera eventuella oklarheter och behov av kompletteringar, så att föreningarna får ett så fullgott underlag som möjligt för att hantera den nya situationen.
- Sedan den 1 februari är Riksarkivets digitala forskarsal fritt tillgänglig. Den nya roll som SVAR fått påverkar givetvis övriga aktörer på släktforskningsområdet, såväl kommersiella som Arkiv Digital som ideella som släktforskarrörelsen. Vidare har förbundsstyrelsen, efter fjolårets diskussioner vid samrådskonferens och stämma, beslutat att inte bygga upp en betalsajt på Rötter för material från föreningarna. De nya utmaningarna för förbundet och föreningarna sammanfattas i en PM (bilaga 3), som tar upp några frågor där synpunkter från föreningarna är viktiga för det fortsatta arbetet.
- När detta skrivs finns ännu inte definitiva uppgifter om föreningarnas medlemsantal vid årsskiftet. Vad som hittills rapporterats tyder på en fortsatt liten minskning av det totala antalet individuella medlemskap. Det är viktigt att diskutera vad förbundet kan göra för att stödja föreningarna i arbetet med att behålla och rekrytera medlemmar. Förbundsstyrelsen vill organisera en workshop på detta tema i samband med Släktforskardagarna i Växjö, och kansliet har i en PM(bilaga 4) ställt samman ett antal frågor för diskussion.
Diskussionerna organiseras i grupper under lördagen för att följas upp i plenum under söndagen. Det blir fem grupper under ledning av ledamöter av förbundsstyrelsen. Gruppindelningen framgår av .bilaga 5
Självfallet kan den grupp som vill ta upp också andra frågor av gemensamt intresse.
Ett par frågor som mera är av informationskaraktär har anmälts till konferensen och tas upp i söndagens plenardiskussion. Det handlar dels om förbundsförsäkringen (bilaga 6), dels om uppföljningen av stämmobeslutet om förutsättningarna att likställa släktforskarföreningar med idrottsföreningar när det gäller ersättning till privatpersoner som anlitas för uppdrag.
Jag önskar alla deltagare varmt välkomna och ser fram mot en givande konferens.
Erland Ringborg
